會務工作是指會議的組織、保證和服務工作，是會議活動中的重要組成部分。有序、高效地做好會務工作，是會議取得預期效果的重要保證。

會前：把握三個要點
 
        制訂詳細的計劃。會前準備工作涉及調(diào)查研究、安排議題、準備文件、會議接待、布置會場、會議編組等多項工作，必須制訂詳細的計劃。對大型會議或規(guī)格較高的會議，應成立秘書組、會務組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，若有室外活動還應成立交通秩序管理組；對小型會議，也要成立秘書組或會務組。要將每一項任務、每一個細小的環(huán)節(jié)、每一項具體工作的責任明確到人。
 
        根據(jù)分工落實。秘書組提前確定會議議程，印制好領導講話、會議文件、典型材料等；會務組應提前落實好日程安排、行程路線、會標制作等工作；宣傳組要提前組織好攝影攝像人員和錄音、記錄人員，保證會議期間及時到位；后勤組要提前將參會人員的姓名、職務、性別、民族掌握準確，安排好食宿等，還要根據(jù)其他工作組的預算和意見，及時提供各項后勤保障；安全保衛(wèi)組要根據(jù)會議規(guī)格高低，做好會場及代表駐地的安全保衛(wèi)工作。
 
        會前反復檢查。會前檢查分為由領導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，其中，現(xiàn)場檢查是主要形式。會前檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置以及安全保衛(wèi)工作等。大中型會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位，會議播放唱片的檢查等。
 
會中：搞好三項服務
 
         會中是從會議簽到至會議結束時的這一段時間，從地點上可分為場前服務、場內(nèi)服務、場外服務三個部分，各環(huán)節(jié)之間要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并樹立保密意識，防止泄露機密。
 
         場前服務。主要包括簽到和材料分發(fā)、引導入座等工作。對規(guī)模較大、時間較長的會議，要制訂場前服務活動方案，明確工作人員，包括簽到負責人、材料分發(fā)負責人、引導入座負責人等；對小型會議、時間較短的會議和大型會議中的每次分會，也要簽到，以便統(tǒng)計人數(shù)，掌握情況。簽到一般采取在簽到薄上簽名，發(fā)放入場證、簽到卡，在名單上圈到等形式，并同時分發(fā)會議文件和材料。大中型會議，專門成立文件分發(fā)處。分發(fā)文件要注意編號、登記、按組分發(fā)，須會后收回的文件，要注明“會后收回”字樣和收文人姓名、收文時間。對于屬于國家機密的文件材料，更應嚴格登記，及時收回，以免泄密。參會人員進場時，一般由工作人員引導入座，特別要注意引導主席臺就座人員入座。
 
         場內(nèi)服務。主要包括會議記錄、錄音、攝影攝像以及其他會場服務。對大中型會議或重要會議，需拍攝照片、錄音、錄像，以便留存。同時，在主席臺下設立“值班席”，以便處理臨時事項，聯(lián)系內(nèi)外、傳遞信息。會議工作人員要謹慎行事，不要干擾會議的正常進行。會議進行中，如發(fā)生臨時變動情況，要及時向領導請示，并根據(jù)指示采取應急措施，妥善處理。
 
         場外服務。主要包括場外安全保衛(wèi)，預防突發(fā)性事件發(fā)生，維護會場秩序；落實與會人員的食宿安排，根據(jù)實際情況作出臨時性調(diào)整；設立醫(yī)療室，搞好醫(yī)療服務；備好車輛，方便與會人員外出等。


相關標簽：會務策劃(8)活動策劃(51)

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